For English click here.

De game industrie zit in zwaar weer. Studio’s hebben moeite om aan financiering te komen. Projecten worden afgeslankt of geannuleerd. Helaas hebben we gezien dat een aantal studio’s hun deuren heeft moeten sluiten. Niet alleen nieuwe, zwaar gefinancierde startups zijn de dupe van deze situatie, maar ook gevestigde namen met een jarenlange historie en diverse hits op hun naam als Ronimo Games, Paladin Studios, KeoKen Interactive en GainPlay Studios. Dit heeft zijn weerslag op de gehele industrie.

De DGA probeert samen te werken met overheden en breder houvast te bieden. De vraag is hoe studio’s weerbaarder kunnen worden, in het belang van zowel studio-eigenaren als hun medewerkers. Hoe kun je voorbereid zijn op worst case scenario’s? Waar moet je op letten?

Wij vroegen aan experts en studio-eigenaren om hun learnings en best practices te delen. Daarbij hebben we zowel entertainment, indie als serious/applied kennis aangeboord. Het resultaat hebben we in deze resource samengebracht. Verdeeld in vier onderwerpen: financieringsmogelijkheden, gezonde bedrijfsvoering, verbeterde workflow & business model, contracten & afspraken en het in de hand houden van kosten. Met tot slot: als niets heeft geholpen, hoe sluit je dan netjes af?

Financieringsmogelijkheden

Wie games ontwikkelt, heeft geld nodig. Als dat niet kan uit bestaande games, moet er financiering aan te pas komen. Dit zal bovenaan het lijstje staan van studio’s die het moeilijk hebben. Hier zijn een aantal mogelijkheden waar je aan kunt denken, we hebben ze onderverdeeld in tips voor indies en grotere studio’s.

Voor studio’s

• Creatieve Europe: Als je al een game hebt uitgebracht als studio, kun je ook in aanmerking komen voor. Dit preproductie/prototype fonds financiert tot €200k – dat hooguit 60% van je budget mag zijn. De game moet een narrative component hebben.
• WBSO: Maak gebruik van de WBSO waar dit kan. Dit is een subsidie die de loonkosten vermindert. Met name voor back-end georiënteerd ontwikkelwerk. Er zitten wat haken en ogen aan het aanvragen hiervan, maar er zijn veel partijen die je hierbij kunnen helpen en de administratieve last is laag. Als je een tijdje WBSO hebt gebruikt, dan kun je via de InnovatieBox ook nog korting krijgen op je winstbelasting.
• Acquisitiekosten financieren: het is mogelijk een tussenpartij in te schakelen die je acquisitiekosten kan financieren. Dit kan als je op mobile aan betaalde user acquisitie moet doen. Google op “user acquisition funding”. Uiteraard moet je je KPI’s op orde hebben en kost het geld.   
• Lening: Als je op dit moment goed zit, is het de moeite waard om met je bank te praten over een lening of krediet. Die kun je inzetten zodra het lastig wordt. Een lening regelen nadat je in zwaar weer bent beland is veel lastiger.
• Buitenland: het doet ons pijn om het te zeggen, maar je kunt overwegen om in een ander land je studio op te richten, of om een coproductie aan te gaan met bijvoorbeeld een studio in Vlaanderen. De financieringsmogelijkheden in onze buurlanden zijn veel ruimer. 

Voor indies 

• Stimuleringsfonds voor Digitale Cultuur kan geschikt zijn voor kleine budgetten en het financiëren van onderdelen van je game. Het Stimuleringsfonds heeft ook een startsubsidie van €7.500 waarbij geen cofinanciering nodig is.
• Midgame Fund: zoek financiering met developer-vriendelijke voorwaarden. Een goed voorbeeld is Midgame Fund.
• Andere fondsen: Er zijn verschillende fondsen beschikbaar via Xbox, Epic Games en Playstation. Deze variëren van porting budget tot kleine projectinvesteringen. Wees hier ook op tijd mee.
• Kickstarter kan een methode zijn om een begin budget te regelen en voor het opbouwen van een community. Hierbij is het verstandig om marketing voor de Kickstarter in het Kicksterbudget op te nemen.
• Patreon: een Patreon beginnen kan zeer voordelig zijn voor games met een extreem niche publiek. 
• Self publishing is een mogelijkheid, maar zonder community building kom je niet ver. Overweeg dit te combineren met Kickstarter.
• Lokale fondsen: voor artistieke games kunnen er ook kleine gemeentelijke en provinciale fondsen beschikbaar zijn.
• Zoek op tijd een publisher: ga niet wachten totdat je game af is voordat je naar een uitgever gaat zoeken. Gesprekken kunnen zeker 6 maanden duren voordat er een ja/nee-woord valt.
• Thought leadership: communiceer over de ontwikkeling van de game zodat ook mogelijke financiers je leren kennen. Laat jezelf en je game zien op relevante beurzen en meet-ups. Zorg dat iedereen je kent en weet waar je mee bezig bent. Overweeg een developer-blog te beginnen. Dit maakt het makkelijker om geld op te halen wanneer dat nodig is. 

Verbeter workflow en business model

Studio’s die op de lange termijn willen blijven bestaan, bouwen niet alleen aan games, maar ook aan hun studio. Hoe zorg je ervoor dat je studio toekomstbestendig is en je investeert in de juiste dingen? Dit zijn de waardevolle tips die wij kregen in willekeurige volgorde.

• Eigen IP: dit is het gouden ei voor studio’s die veel work-for-hire werk doen. Als je eigen titels uitbrengt, dan kun je zelf monitizen of royalty’s ontvangen. Dit is moeilijk te realiseren. De meeste studio’s missen het vermogen om eigen IP op te bouwen. De oplossing ligt voornamelijk in delen en samenwerken.
• Fail fast: maak voor nieuwe games veel kleine prototypes en stuur in het vroegst mogelijke stadium op retentie en conversie KPI’s om er zeker van te zijn dat verdere ontwikkeling loont. Succesvolle studio’s met dit model maken honderden prototypes per jaar. Voor indiestudio’s loont het om in het vroegst mogelijke stadium eerlijk te kijken naar de potentie van hun game. Het komt vaak voor dat indies een begraafplaats vol met leuke maar kansloze games bezitten. Als je pitch niet het enthousiasme krijgt dat je zoekt, is het beter om te stoppen of een pivot te doen. Test je pitch met mensen die niet verplicht zijn je aardig te vinden.
• Stabiele recurring revenue: kijk naar wat realistisch is voor je game. Op mobile zie je dat freemium IAPs meestal sneller tot de gewenste omzet leiden dan advertenties, omdat je voor advertenties veel meer users nodig hebt. Zet ook in-house je marketing op, ken je eigen funnels. Laat dit niet (alleen) bij een bureau liggen.
• Data driven: werk data driven en niet op basis van aannames, blijf testen. Gamedev is een marathon, niet een sprint. Wees duurzaam.
• Continuïteit van het verdienmodel: evalueer kritisch je huidige verdienmodel. Als je een work-for-hire studio bent, overweeg dan businessmodellen die zorgen voor wederkerende opbrengsten. Dit kan door het ontwikkelen van abonnementen, licentieovereenkomsten of het aanbieden van live services. De volgende DGA round table zal hier dieper op ingaan, waarbij experts uit de industrie best practices en strategieën delen.
• Grip op je situatie: Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van je financiële situatie met een gedetailleerde liquiditeitsbegroting. Dit houdt in dat je niet alleen je huidige cashflow begrijpt, maar ook toekomstige inkomsten en uitgaven projecteert. Wees voorbereid op mogelijke schommelingen door scenarioanalyses uit te voeren en een buffer op te bouwen. Zorg dat je sales pipeline gevuld is door proactief nieuwe klanten te benaderen en bestaande relaties te onderhouden. Factureer zo snel mogelijk en stuur tijdig herinneringen. In geval van nood kan een factoringbedrijf helpen door je facturen over te nemen, waardoor je sneller over liquiditeit beschikt. Voorbeelden hiervan zijn: https://www.pipedrive.com/nl, https://monday.com, https://www.zoho.com/crm/pipeline-management.html of https://asana.com/nl. www.salesforce.com kan ook maar meestal voor grote bedrijven.
• Pricing: Overweeg het indexeren van prijzen om inflatie en stijgende kosten te compenseren. Houd controle over je marges door regelmatig je kostenstructuur te evalueren en inefficiënties te elimineren. Communiceer openlijk met klanten over prijsveranderingen en bied alternatieven zoals het verkleinen van de scope van een project of revenue share-modellen aan. Zorg voor milestone-gebaseerde betalingen met een significante aanbetaling aan het begin van elk project, zodat je niet te veel risico loopt.
• Herbruikbaarheid van technologie en breder verdienmodel: ontwikkel een framework waarmee je producten (in variaties) vaker kunt verkopen. Dit verbetert je marges, versterkt je marktpositie en maakt je toekomstbestendig. Door herbruikbare technologieën te ontwikkelen, kun je sneller inspelen op nieuwe marktkansen en je portfolio diversifiëren. Dit maakt je bedrijf ook makkelijker verkoopbaar, mocht je besluiten tot een exit-strategie.
• Kennisdeling en samenwerking: De DGA biedt talloze mogelijkheden voor kennisdeling en samenwerking binnen de industrie. Maak gebruik van onze round tables, waar experts en leden van verschillende game studios samenkomen om diepgaande discussies te voeren over actuele uitdagingen en strategische oplossingen. Deze sessies bieden niet alleen waardevolle inzichten maar ook concrete handvatten om je bedrijf sterker te maken.
  Daarnaast organiseert de DGA regelmatig netwerkbijeenkomsten en workshops waar je direct in contact kunt komen met concullega’s. Dit biedt een platform om best practices te delen, gezamenlijke uitdagingen te bespreken en mogelijk zelfs samenwerkingsverbanden te vormen. Door te leren van de ervaringen van anderen kun je je eigen strategieën verfijnen en versterken.
  De DGA lobbyt ook actief bij de overheid om de belangen van de game-industrie te behartigen. Door je aan te sluiten bij deze lobby, kun je bijdragen aan een krachtige stem die opkomt voor de collectieve belangen van game studios in Nederland. Dit kan resulteren in betere subsidies, ondersteuningsprogramma’s en andere vormen van overheidssteun.
  We moedigen je aan om actief deel te nemen aan deze initiatieven. De gezamenlijke kennis en ervaring van de leden van de DGA vormen een rijke bron van inspiratie en ondersteuning. Samen staan we sterker en kunnen we beter navigeren door economische onzekerheden.
• Markt vergroten: de markt voor (toegepaste) games groeit nog steeds. Zoek een niche waarin je je kunt onderscheiden of breidt je markt uit. Overweeg nieuwe sectoren of doelgroepen waar je expertise waardevol kan zijn. Dit kan nieuwe mogelijkheden en groei betekenen voor je studio. Deelname aan beurzen en conferenties kan ook helpen om je netwerk uit te breiden en nieuwe marktkansen te ontdekken.
• Exit-strategie: denk na over je lange termijn doelen en welke waarde je opbouwt. Overweeg of je deze waarde op termijn wilt overdragen. Dit betekent dat je niet alleen aan de huidige projecten werkt, maar ook aan de opbouw van een portfolio dat aantrekkelijk is voor potentiële kopers. Maak direct duidelijke afspraken over onderhouds- en servicecontracten met de klant om toekomstige inkomsten te waarborgen en de overgang soepel te laten verlopen.

Houd je kosten in de hand

Een studio in zwaar weer kan niet altijd direct de inkomsten verhogen. Wie kritisch naar de kosten kijkt, kan soms ook nog flink besparen. Maar wacht daarmee niet tot het te laat is, want dan kan het paniekvoetbal worden. Zorg in een vroeg stadium dat je zoveel mogelijk flexibiliteit hebt, dan heb je knoppen om aan te draaien. Hier wat bespaartips van de experts.

• Beursbezoek: het is meestal niet nodig om naar een duur evenement te gaan zoals GDC. Bijna alle relevante uitgevers en investeerders komen ook naar evenementen in Europa. Er wordt ook online gescout. Screenshot Saturday op Twitter/X kan nog steeds aandacht opleveren.
• Freelancers: overweeg om met zelfstandigen te werken i.p.v. vaste medewerkers aan tijdelijke projecten. De overheadkosten zijn flink, maar je kunt veel makkelijker terugschakelen in mindere tijden. De wetgeving rondom freelancers verandert wel voortdurend, houd dit goed in de gaten. 
• Freelancers in het buitenland: er zit enorm veel freelance talent in landen buiten ‘het Westen’ die niet de hoofdprijs vragen. Er zijn naast het inhuren van individuele freelancers ook nog andere vormen: outsourcing, outstaffing en een eigen kantoor. Wanneer je gebruik maakt van bureau’s, let dan goed op de kwaliteit die wordt geleverd. Vaak ben je duurder uit en krijg je niet de voordelen van samenwerken met andere creatievelingen. 
• Stagiaires: als indie kun je ook stagiaires nemen, maar deze zullen getraind en begeleid moeten worden. Laat kandidaten voordat ze bij je aan de slag gaan eerst een assessment doen en check goed hun portfolio.
• Overweeg work-for-hire in tijden van krapte. Als je een eigen indie game maakt, kun je een deel van je tijd work-for-hire klussen doen. Dit is niet geheel ongewoon binnen de indie wereld. Let daarbij wel op dat je jezelf een goed uurtarief toekent.  Work-for-hire is daarbij ook enorm leerzaam. 
• Steek je niet in de schulden: als je geen BV hebt, ben je persoonlijk aansprakelijk. Ook als je wel een BV hebt, heb je te maken met bestuurdersaansprakelijkheid. 

Contracten en afspraken

Als gamemakers willen we het liefst zo min mogelijk bezig zijn met randzaken. Toch is het ontzettend belangrijk om goed te weten waar je commitment voor geeft of je handtekening onder zet. Wanneer je afspraken maakt en contracten sluit, kijk dan goed naar de volgende zaken: 

• Vijandige overname: Let op strategieën van geldschieters en publishers om een studio “vijandig” over te nemen. Dit kan zijn door het niet goedkeuren van milestones of eindeloze rechtszaken. Let daarbij goed op de contractvoorwaarden betreffende milestone-acceptatie, -afwijzing, en contractontbinding.
• Check referenties: Als je met een publisher of investor in zee gaat, zorg ervoor dat je ervaringen met anderen vergelijkt. Veel indies zijn gul met hun kennis en ervaring.
• Realistisch budget: Let er ook op dat je bij een deal vanaf dag 1 inkomsten krijgt. Overweeg om budget in te calculeren tussen opleveren en release. Zorg ervoor dat je voor jezelf een marktconform uurtarief budgetteert en dat je daarmee zorgeloos aan de slag kunt gaan. Geen enkele deal wordt kansrijker wanneer je jezelf wegcijfert. In je budget hoort een ‘overhead’ te zitten van 10-15%. Dit zijn voor onvoorziene kosten. Haal die er nooit uit want je hebt hem zeker nodig. Ben je onervaren? Budgetteer dan zeker twee keer wat je nodig denkt te hebben. Na een deal is een budget vergroten zeer lastig.
• Onvoorziene omstandigheden: Bouw voldoende flexibiliteit in je contracten om onvoorziene omstandigheden op te vangen. Dit kan door clausules op te nemen voor wijzigende projectomvang, verlenging van deadlines en herziening van tarieven. Zeker in een agile proces kunnen risico’s soms bij de studio zelf komen te liggen. Zorg ervoor dat deze risico’s goed zijn afgedekt in de contracten, bijvoorbeeld door een heldere definitie van verantwoordelijkheden en verplichtingen.
• Kantoorruimte: veel kantoorruimte wordt voor een periode van vijf jaar of langer verhuurd. Om je over de streep te trekken, krijg je dan een korting op het eerste jaar en/of een inrichtingsbijdrage. Als je niet flexibel kunt huren, overweeg dan ten minste een break up clausule op te nemen, waarbij je door een bepaald bedrag te betalen je huurcontract voortijdig kunt beëindigen.

Wat als het toch dreigt mis te gaan?

Ondanks alle bovenstaande tips kan het toch misgaan. Economisch zwaar weer of een calamiteit zoals de Corona-crisis kunnen de industrie opschudden en individuele bedrijven daardoor voor moeilijke keuzes stellen. Je hebt rekening te houden met je personeel, je klanten en andere stakeholders. Als het toch Game Over is, hoe doe je dat dan op de beste manier en hoe werkt een eventuele doorstart?

Het sluiten van je studio

Een faillissement wil je ten koste van alles vermijden. In dat geval staat vrijwel iedereen met lege handen. Het alternatief is zorgen voor een goede, schuldenvrije afwikkeling. Eén van de moeilijkste dingen die er zijn. Hoe je dat doet, vroegen we aan betrokkenen bij de recent gesloten studio’s.

Bij een traject om je studio af te sluiten, raden we je om te beginnen ten zeerste aan om juridische hulp in te schakelen. Als je personeel hebt, zoek dan een jurist die gespecialiseerd is in HR. Wij kennen experts die we kunnen aanraden, mocht je daar behoefte aan hebben. Het hieronder beschreven proces is geen juridische handleiding. Het doel is om je een idee te geven waar je aan moet denken. Met een jurist kun je dit verder invullen.

Om het traject in gang te kunnen zetten, moet je er vroeg bij zijn. Minstens 4 maanden voordat je op 0 zit, moet je al ingrijpen. Dat komt omdat er opzegtermijnen zijn die kunnen oplopen tot 3 maanden, afhankelijk van het aantal dienstjaren van je medewerkers. Er zijn ook nog twee weken bedenktijd, waar je rekening mee moet houden. Communiceer vooraf met je personeel dat het niet goed gaat, en wat er nodig is om het tij te keren. Je zal bij een afvloeiingsregeling transitievergoedingen aan je personeelsleden moeten betalen. Zorg dat je weet hoeveel dat gaat zijn. 

Kijk of er partijen zijn die je personeel willen overnemen, een medewerker die zelf kiest om weg te gaan, is voor de studio het meest gunstig, omdat er dan geen of veel minder transitievergoeding nodig is en je voormalig werknemer verder kan met zijn of haar carrière. 

De medewerkers tekenen een ontbindingsovereenkomst (termination agreement). Technisch gezien wordt het personeel dan al ontslagen. Ze mogen kiezen of ze het tekenen. Het is dus van belang om eerlijk en transparant te zijn, anders kan het hier al misgaan. Geef iedereen dezelfde regeling, dat zorgt voor vertrouwen. Het UWV moet ook ingelicht worden. De wetgeving is hierin zeer strikt. Je kunt in de agreement opnemen dat, wanneer er alsnog een project getekend wordt of financiering wordt verkregen, dat de termination agreement dan geannuleerd wordt. 

Personeel kan in de tussentijd wel doorwerken, maar dit is een last resort. Het moraal gaat omlaag en er komen veel vragen. Het is heel moeilijk om dit goed te doen. Het vereist leiderschap en voorbereiding. 

Twee cruciale tips:

1. Zorg dat je er op tijd bij bent
2. Haal een HR jurist erbij

Wanneer je dit niet doet, zal je in een faillissement terechtkomen. Dat is doorgaans niet wat je wilt, omdat werknemers met lege handen staan en de ondernemer(s) ook alles verliezen. 

Doorstart en mogelijkheden

Na een faillissement kan een doorstart zowel met als zonder curator gebeuren. De rechter kan besluiten om een eis te stellen dat je door kan gaan, onder bepaalde condities.

• Interim management: voordat je verder gaat kan je ook een interim management introduceren. Dit is de stap voor faillissement aanvragen. Vreemde ogen dwingen vaak af. Ook een voorstel naar schuldeisers is een goede optie. Meestal heeft de CEO / MD dit al eerder geprobeerd maar nogmaals “titel” interim CEO kiezen vele schuldeisers toch voor een klein beetje dan niets.
• Assets: realiseer dat personeel en IP assets zijn en waarde vertegenwoordigen als het team niet uit elkaar is gevallen. Assets waar verder aan gedacht moet worden bij een doorstart zijn lopende opdrachten en indien er spelers in een game omgeving zijn, er sprake is van game data moeten deze ook worden meegenomen in de herinvestering. Ga er vanuit dat je niet alles mee kan nemen maar door bepaalde activiteiten af te stoten, je een ander risicoprofiel krijgt welke voor een investeerder juist interessant kunnen zijn.
• IP: realiseer je dat wanneer je voor een faillissement gaat en de curator besluit om niets met het IP te doen dat het heel moeilijk is om het IP terug te krijgen. Ook al neemt de curator de afhandeling over. Er valt goed met deze mensen te praten. Voor een curator is het moeilijk om IP te verkopen, dus doe een redelijk bod indien je verder wilt.
• Faillissement niet toegekend: het is zelfs technisch mogelijk wanneer een faillissement wordt aangevraagd dat deze niet wordt bevestigd maar je verder zal moeten. Iets om ook rekening mee te houden. 

Tot slot

In het licht van de mogelijke economische uitdagingen die ons te wachten staan, willen we als brancheorganisatie game studios strategisch ondersteunen om deze periode zo sterk mogelijk door te komen. We hopen dat deze suggesties je helpen om strategisch sterker te staan in een mogelijk ongunstig economisch klimaat. Voor verdere ondersteuning en vragen, neem gerust contact met ons op. 

Jeroen Derwort (voorzitter DGA)

Dit artikel is tot stand gekomen met bijdragen van o.a. Rami Ismail (DGA bestuurslid overheidsrelaties), Emily Jacometti (DGA bestuurslid applied games), Bertine van Hövell (DGA bestuurslid indies), Derk de Geus (CEO Paladin Studios), Micha van der Meer (game industry veteraan), Laurens Rutten (DGA bestuurslid entertainment), Bowie Derwort (mede-eigenaar Game Tailors), Amon Endt (CEO GamePoint), René Otto (advocaat Deviant Legal) en diverse andere experts uit het werkveld.

Laat het ons weten als je toevoegingen of verbeteringen hebt voor dit artikel, zodat het een levend document wordt waar we ook in de toekomst wat aan hebben.